Méthodes pour la réception et la sortie des réactifs et consommables

Une gestion des stocks de réactifs et consommables au laboratoire de Biologie Médicale obéit à des principes et pratiques que nous avons essayé de détailler dans une série d’articles. Ici, nous allons parler essentiellement du stockage, de la sortie des articles et de l’inventaire proprement dit.

Pour retrouver les deux premiers articles, suivez les liens suivants: Gestion des stocks au laboratoire de Biologie Médicale qui parle des principes et pratiques de gestion des stocks en général. Et le 2nd article parle du système d’achat essentiellement: Gestion des stocks au laboratoire: approvisionnement

Sommaire

• Le stockage
• L’enregistrement de la sortie du matériel
• Le contrôle périodique des dates de péremption
• L’inventaire proprement dit
• Bibliographie

Le stockage

Dans l’article précédent, nous avons parlé de la réception des articles.  Pour les stocker, il faut d’abord que le lieu de stockage soit approprié.

Caractéristiques du lieu de stockage

1. Il doit être propre, rangé, fermé à clef ;
2. Il doit être bien ventilé et protégé de la lumière directe ;
3. Parmi les instructions des fabricants, il est important de respecter particulièrement :

• Les conditions de température et les équipements concernés, à savoir :
  • réfrigérateurs
  • congélateurs
  • chambres froides
• et de sécurité, symbolisées par:
  • pictogrammes
  • affichage,
  • emballages etc.

Il sera très utile et recommandé de placer un thermomètre dans chaque équipement nécessitant des conditions de température particulières et de surveiller ces températures par des graphes.

4. Les étagères doivent être assez solides pour supporter le poids des articles. Elles peuvent être attachées fermement au mur pour éviter que les marchandises ne se renversent.

5. Des escabeaux doivent être disponibles pour que les articles placés dans les rayons élevés soient facilement accessibles au personnel ;

6. Les rayons, réfrigérateurs, congélateurs ou chambres froides doivent être étiquetés (numéro ou nom) pour pouvoir ordonner les articles,  systématiser et organiser le lieu de stockage. 

Cette localisation doit figurer dans le régistre d’inventaires et de stockage. Etiqueter permet de ne pas «perdre» un produit, ou  du temps.

En avant de l’article, nous avons mis un exemple de système d’étiquetage par le manuel de l’OMS dont nous nous sommes inspiré (voir bibliographie).

Comment ranger les produits ?

• Il faut ranger les articles à date de péremption plus proche devant ceux à date de péremption plus avancée. Ces derniers seront sortis en dernier.

Ceci permet de d’appliquer aisément la règle du « FEFO : First Expired First Out».

• Il faut pour les articles de même date de péremption, ranger les nouveaux articles derrière les anciens articles. Les nouveaux seront sortis en dernier;

C’est la règle du «FIFO : First In First Out».

• Une place pour chaque article et chaque article à sa place en tenant compte des contraintes de volume, de conditions de sécurité et de conservation ;
• Les articles les plus lourds devraient être rangés dans les rayons bas.
  • Le personnel ne devrait pas être obligé de soulever des articles lourds ; Ceci en appelle à la section de l’ hygiène et sécurité au travail, et donc au risque ergonomique. Nous en parlerons dans un prochain article.
• Noter dans le registre dans quel rayonnage est rangé quel article ;
• Il important d’écrire la date d’ouverture sur les réactifs et de s’assurer que la date de péremption est clairement visible.

L’enregistrement de la sortie du matériel

Chaque article à sortir doit faire l’objet d’une demande selon les procédures en vigueur. Et chaque sortie doit être enregistrée par le système, de même que la balance. Il est essentiel, pour une quantification et une planification efficaces, que la documentation soit tenue rigoureusement.

Pour un système manuel

Les fiches de stocks sont nécessaires pour garder la trace des mouvements des stocks. Voir à la fin de l’article en téléchargement un PDF gratuit avec des formulaires, parmi lesquels un modèle de fiche de stock et une fiche de demande d’article.

Le système informatisé

Il présente de nombreux avantages :

• Il peut être mis à jour quotidiennement;

Elle permet de définir en temps réel des alertes pour les dates de péremption et pour les différents niveaux de stocks : minimum, de sécurité, et d’alerte et donc de ne pas être surpris par les ruptures etc ;

• Il peut permettre de générer des statistiques.

Celles-ci permettront de faire une meilleure quantification, notamment celle basée sur la consommation ;

• Il aidera à gérer la distribution des articles dans les éventuels laboratoires satellites ;
• Il peut permettre d’automatiser les processus en général, de manière à rendre la gestion plus légère.

Mais il peut être coûteux et nécessiter une formation et des recyclages périodiques du personnel.

Le contrôle périodique des dates de péremption

En général, il permet un pilotage plus efficace des mouvements de stocks.

Ce contrôle présente de nombreux avantages, surtout dans un système manuel où il n’y a pas d’alerte programmable pour les dates proches. Il peut être utile de le faire chaque semaine, surtout dans ce dernier cas.

 Lorsque le laboratoire se rend compte que les dates de péremption pour un réactif approchent, il est possible de booster la demande en analyses, par exemple en informant les structures de santé et laboratoires satellites de la situation,  ou encore d’organiser des campagnes à prix réduit pour les examens concernés.

Bien entendu, la publicité est interdite dans le secteur de la Santé. Mais, ceci :

• aidera à écouler les stocks ;
• permettra de donner une visibilité au laboratoire frappé comme toute structure de santé d’interdiction de publicité, visibilité tout de même indispensable à sa survie financière ;
• permettra d’accroître la fréquentation au long cours de la structure de santé soutenant le laboratoire.

Contrôler les dates de péremption permet également de  ne pas être surpris par une rupture et/ou par une inspection.

Les articles périmés devront être éliminés et jetés selon la procédure en vigueur, suivant les régulations locales.

L’inventaire proprement dit

L’inventaire peut être programmé périodiquement, par exemple à la fin de chaque mois. Il peut aussi co-incider avec le contrôle périodique des dates de péremption.

Il permet en général:

• de savoir ce qu’on a REELLEMENT,  et non pas ce que l’on estime avoir ;
• d’établir le stock d’alerte, ou niveau de réapprovisionnement ;
• de mesurer la consommation, et faire le rapport avec les réalisations techniques et financières.

L’écart entre les deux permettant d’évaluer l’importance du gaspillage, des articles achetés mais non utilisés car abîmés, ou périmés.

Avec l’inventaire également, il est possible de réaliser l’écart entre les prévisions et la réalité, sous tendue par la consommation effective.

Ceci aidera à faire des prévisions plus justes et à redresser la machine au cours des mois à venir, sans attendre la fin de l’année budgétaire.

Recevez un PDF gratuit de modèles de formulaires de gestion des stocks. Tout en espérant que ces articles vous sont utiles, à très bientôt.

Bibliographie

Système de Gestion de la Qualité au Laboratoire – Outil de formation WHO/HSE/IHR/LYO/2009.1, repéré à  https://apps.who.int/iris/bitstream/handle/10665/97643/9789242548273_fre.pdf

Rédigé par Renée A. LEYEBE, titulaire d’une Licence en Sciences de la Santé, option Analyses Médicales