Pourquoi mettre en place un système de gestion de l’approvisionnement et des stocks ?

Essentiellement, pour être efficace et efficient. La bonne gestion des stocks de réactifs et consommables est nécessaire pour éviter les ruptures, et le gaspillage. Il est indéniable qu’en cas de rupture, l’activité du laboratoire est gravement perturbée. Des solutions de rechange comme la sous-traitance ne sont que cela, une rechange. C’est pourquoi dans cette série d’articles, nous allons donner les principes et bonnes pratiques de gestion des stocks.

Les avantages d’ une bonne gestion des stocks de réactifs et consommables

Les ruptures peuvent se produire si les réactifs et consommables sont mal commandés, mal conservés ou atteignent la date de péremption avant utilisation. Une bonne gestion des stocks a pour but essentiellement, fournir ce qu’il faut, au moment où il le faut, comme il le faut. Tout comme il est préjudiciable de gaspiller, il l’ est également de sur-stocker.

En d’autres termes, le laboratoire étant selon nous, une entreprise de services (l’accueil des patients), et de produits (l’information médicale), pour ne pas perdre d’argent, et même en gagner, il faut :

• Rendre les réactifs et consommables disponibles quand le besoin s’en ressent, et ne pas devoir renvoyer des patients, ou sous-traiter ;
• Acheter des réactifs et consommables  de haute qualité à un bon prix, et donc faire des examens de qualité au meilleur prix, du coup, bénéfices pour le laboratoire et le patient ;
• Ne pas en perdre dû à une mauvaise conservation ou à une péremption.

Un système codifié à mettre en place

Selon le manuel de l’OMS sur la gestion de la qualité au laboratoire, le système de gestion des stocks doit être bien codifié. Des responsabilités doivent être attribuées, le stock minimal doit être établi, des formulaires et des registres doivent être développés et une procédure pour l’ achat, la réception, le stockage et la sortie des produits également.

Ce système  tient en deux axes  essentiellement :

• Un bon système d’achat
• Un bon système d’inventaire

En ce qui concerne l’achat, nous avons :

• L’établissement de la commande;
• Les qualifications du vendeur;
• Le contrat d’achat;
• La  réception, inspection et validation de la commande.

En ce qui concerne l’inventaire, nous avons :

• Le stockage;
• L’enregistrement de la sortie du matériel;
• Le contrôle des dates de péremption;
• L’inventaire proprement dit.

Il est à noter que l’on doit pouvoir suivre la trace de tout matériel utilisé jusqu’au patient individuel. C’est-à-dire que l’on doit pouvoir dire que le réactif X a été utilisé Y jour, et donc pour le patient Z testé ce jour-là. Le système doit donc être précis.

Mais sachant aussi par expérience, que ce qui est complexe est dificile à appliquer, il doit être simple. Et bien sûr, il doit être personnalisé, adapté à la taille et au système de communication de votre laboratoire.

Cet article est le 1er d’une série de 3: retrouvez la suite en suivant les liens suivants pour le 2nd article Gestion des stocks au laboratoire: approvisionnement. Il permettra d’approfondir les principes et pratiques du système d’achat. Et le dernier, sur les principes et pratiques du système d’ inventaire:

Merci de laisser un commentaire si l’article vous a plu. A bientôt.

Bibliographie

Système de Gestion de la Qualité au Laboratoire – Outil de formation WHO/HSE/IHR/LYO/2009.1, repéré à  https://www.who.int/ihr/training/laboratory_quality/handbook_fr.pdf

Rédigé par Renée A. LEYEBE, titulaire d’une Licence en Sciences de la Santé, option Analyses Médicales