L’approvisionnement au laboratoire

La gestion des stocks de réactifs et consommables au laboratoire de Biologie Médicale repose en partie sur un bon système d’ approvisionnement. Ce dernier dépend essentiellement de :

• L’inventaire : ce que l’on a déjà ;
• La prévision  de ce que l’on va faire : la quantification de ce que dont on aura besoin.

Sommaire

• En principe, la quantification, base  de la planification
• En pratique, comment prévoir 
• La sélection du fournisseur
• Le contrat d’achat
• La livraison

En principe, quantifier c’est planifier

Le laboratoire doit s’appuyer sur des données internes ou externes pour quantifier ses besoins. Une quantification exacte présente plusieurs atouts tels que :

• La disponibilité de ce dont on a besoin au moment où on en a besoin ;
• Eviter le sur-stockage et ainsi le gaspillage ;
• Estimer le budget annuel nécessaire ;
• le pilotage efficient et efficace du système de gestion des stocks.

Généralement, il ya 2 méthodes de quantifications.

Les deux méthodes usuelles de quantification

En termes de données externes, le laboratoire peut s’appuyer sur la méthode de quantification basée sur la morbidité.

Cette méthode repose sur la fréquence des problèmes de santé exigeant des examens selon les procédures standardisées pour le diagnostic et le traitement.

C’ est à dire, combien de cas de maladie X nécessitent Y examens par unité de population (pour 1000, pour 10000, etc.). En rapportant cette fréquence à la population qu’il dessert, le laboratoire pourra estimer  combien d’examens il réalisera.

En termes de données internes, le laboratoire  peut s’appuyer sur son expérience passée : c’est la méthode de quantification basée sur la consommation. Le meilleur moyen d’avoir des données fiables et la documentation. C’est ce pourquoi tenir une documentation rigoureuse des fiches, cartes et registres de stocks est capital.

Comparaison des deux méthodes

La  méthode basée sur la consommation doit tenir en compte quelques faiblesses, que sont :

• Le gaspillage ;
• Les produits arrivés à expiration et jetés ;
• Les produits abîmées et jetés.

Ces 3 éléments occasionnent des pertes. Ces pertes peuvent être évaluées par l’ importance des ruptures. En effet, comme le dit le manuel de l’ OMS dont nous nous sommes inspiré (voir bibliographie) :  « En général, il faut considérer que dans l’ année, si un produit a été en rupture pendant plus de 15 jours, le gaspillage, la date de péremption ou l’ endommagement des produits étaient plus importants  que prévus ». Bien sûr, si cela n’est pas dû à une commande insuffisante.

A bien examiner, la méthode de quantification basée sur la morbidité, si bien exécutée, est plus exacte que la méthode de quantification basée sur la consommation réelle, à condition de disposer de données exactes. De plus, elle peut aider un laboratoire qui vient d’ouvrir à faire une planification efficace.

Généralement, la quantification est réalisée lors des planifications annuelles. Bien sûr, ce sont des prévisions, qui doivent être mises à jour, en envisageant que de plus gros besoins en analyses arrivent : épidémies, nouveaux algorithmes et programmes de santé etc.

En pratique, comment prévoir ?

 Nous avons un plan que voici, en 5 points :

1. Etablir la liste de toutes les analyses réalisées, ainsi que les réactifs et consommables pour chaque analyse ;
2. Avoir la description complète de chaque article ainsi que le conditionnement dans lequel l’article est livré. Exemple : CRP Latex, 2x 5 mL, 100 tests ;
3. Evaluer la consommation mensuelle approximative ;
4. Evaluer le niveau d’importance de l’article dans les analyses. Est-il utilisé chaque jour ? une fois par mois ?

Ceci permettrait par exemple de négocier la fréquence de la livraison, et donc acheter d’abord ce qui est plus fréquemment utilisé.

5. S’enquérir du temps requis pour recevoir la commande. De même que de l’espace et des conditions de stockage. Une grosse commande prendra t-elle beaucoup d’ espace ? Dans un rayon, ou dans un réfrigérateur ?

Avoir fait toutes ces étapes permet d’établir ensuite

• Le stock minimum : consommation moyenne x temps de livraison ;
• Le stock de sécurité : il permet de pallier aux aléas des retards et manquements de livraison, à une légère hausse de la demande, au gaspillage plus important que prévu etc ;
• Le stock d’alerte= niveau de réapprovisionnement : c’est la quantité à partir de laquelle  la commande doit être passée de nouveau.

La consommation moyenne étant le nombre d’articles utilisés pendant une période donnée. Généralement, c’est la consommation mensuelle dont nous avons parlé plus haut. Ce plan  doit être suivi  pour chaque article.  Beaucoup de travail en perspective !

La sélection du fournisseur

Il faut d’abord définir des critères pour les articles en se servant de la description de chaque article faite plus haut. Et ensuite, chercher le meilleur rapport qualité prix, et le fournisseur pouvant nous apporter cet article.

Où en trouver ?

• Se renseigner auprès des confrères ;
• Des recommandations de  brochures, et livres peuvent  permettre  de prendre connaissance de nouveaux réactifs et fournisseurs : les publications de l’ OMS, un  livre comme District Laboratory Practice in Tropical Countries de Monica Cheesbrough etc ;
• L’évaluation des vendeurs et fournisseurs sur internet.

Après la livraison, il sera utile d’évaluer soi-même le vendeur. A-t-il rempli les clauses du contrat d’achat ? Garder à l’esprit qu’ il faut soigner ses relations avec les fournisseurs.

Le contrat d’ achat

Avant toute chose, il faut tenir en compte les exigences des gouvernements quant aux articles : autorisés ou non etc, de même que ces exigences concernant les clauses des contrats d’achat.

Dans le contrat doivent figurer au moins :

• Le prix ;
• La quantité d’article commandée ;
• Les spécifications techniques : nom du test, fabricant, date de péremption etc
• La date prévue de livraison ;
• Les modalités de paiement ;
• Les pénalités ou mesures  prévues en cas de retard ou manquement de livraison ;
• Les modalités de  livraison.

La livraison

A la réception, elle doit être inspectée :

• Correspond-elle aux clauses du contrat d’achat ?
• Les articles sont-ils bien conservés ? boites cassées ou qui fuient, mauvaise température ? date de péremption trop proche ou identique ?

Ensuite, les articles peuvent être validés, enregistrés dans le stock, et rangés  comme le prévoit la procédure.

Notre prochain article parlera du second axe : les mouvements des stocks proprement dit.

L’article https://labomedico.com/principes-et-pratiques-de-gestion-des-stocks-1-3/ présentait les avantages d’une bonne gestion des stocks, les méthodes de quantification usuelles et les deux grands axes de la gestion.

Merci de laisser un commentaire et/ou de noter l’article. Tout en espérant qu’il vous sera utile, rendez-vous au prochain article. Et comme promis, recevez un PDF gratuit contenant des formulaires de gestion des stocks.

Bibliographie

Système de Gestion de la Qualité au Laboratoire – Outil de formation WHO/HSE/IHR/LYO/2009.1, repéré à  https://www.who.int/ihr/training/laboratory_quality/handbook_fr.pdf

Rédigé par Renée A. LEYEBE, titulaire d’une Licence en Sciences de la Santé, option Analyses Médicales